Een horecazaak draait op marges die snel verdampen. Inkoop, personeel en huur zijn grote posten, en de omzet schommelt met het weer en de seizoenen. Wie pas na een kwartaal ziet hoe de cijfers ervoor staan, stuurt te laat bij.
Een goede administratie is in de horeca daarom meer dan een plicht tegenover de Belastingdienst. Het gaat om drie onderdelen die elke dag aandacht vragen: de btw, de kas en het personeel.
Twee btw-tarieven naast elkaar
In de horeca lopen twee tarieven door elkaar. Eten en alcoholvrije dranken vallen onder het lage tarief van 9 procent, alcoholhoudende dranken onder 21 procent. Het kassasysteem moet de omzet dus per tarief kunnen splitsen. Bij een arrangement voor een vaste prijs, zoals een menu met bijpassende wijnen, moet de prijs over beide tarieven worden verdeeld. Dat gaat geregeld mis, en bij een controle is het een bekend aandachtspunt.
De kas als basis
De kassa is de belangrijkste bron van de administratie. De Belastingdienst verwacht dat de dagomzet sluitend wordt vastgelegd, met een dagstaat of een dagrapport uit het kassasysteem, en dat contant geld en pinbetalingen aansluiten op wat er op de bank binnenkomt. Een kassasysteem dat rechtstreeks aan de boekhouding is gekoppeld, scheelt veel handwerk. De gegevens moeten zeven jaar bewaard blijven.
Personeel en loonadministratie
Personeel maakt de horeca administratief bewerkelijk. Roosters wisselen, er werken oproepkrachten en studenten, en in het hoogseizoen komen er tijdelijke krachten bij. Elke medewerker moet met het juiste contract en de juiste uren in de loonadministratie staan. Ook de WW-premie hangt van het contract af: voor vaste contracten geldt een lage premie, voor flexibele contracten een hoge. Een verkeerd ingedeeld contract kan tot een naheffing leiden.
Fooien vragen om duidelijke afspraken
Fooien lijken een detail, maar zijn dat fiscaal niet altijd. Fooi die rechtstreeks van gast naar medewerker gaat, is iets anders dan fooi die via de pinautomaat binnenkomt en door de zaak wordt verdeeld. In dat laatste geval kan de fooi tot het loon gaan behoren. Een schriftelijk vastgelegde verdeling en overleg met een boekhouder voorkomen onduidelijkheid achteraf.
De boekhouding uitbesteden
Veel horecaondernemers besteden de administratie uit, omdat de avonden al gevuld zijn. Een boekhouder die de sector kent, weet hoe kassaomzet, fooienregelingen en wisselende roosters samenkomen. In Amsterdam werkt Kroess & Visser bijvoorbeeld voor ruim 120 klanten in en rond de stad, en de horeca is een van de sectoren waarin veel van die klanten zitten. De boekhouder koppelt daar het kassasysteem aan de administratie, zodat omzet en btw per dag kloppen. Het kantoor zelf zit in Rijswijk; afspraken kunnen ook op locatie of online.
Een vast maandbedrag maakt de kosten overzichtelijk. Op kroessvisser.nl beginnen de tarieven bij 119 euro per maand voor een zzp’er en bij 199 euro voor een bv. Een horecazaak met dagelijkse kassaomzet en wisselend personeel vraagt meer werk dan een freelancer met een paar facturen per maand, en komt daardoor hoger uit.
Bij het kiezen van een boekhouder is het verstandig om twee dingen concreet na te vragen: hoe de kassa aan de boekhouding wordt gekoppeld en wie de loonstroken en de loonaangifte verzorgt.